Erfolgsgeschichte: Tesedi Holding GmbH

Individuelle Softwarelösung im Bereich Contract Management mittels arregulo

Tesedi Holding GmbH

Die Firma Sowatec liefert auf Basis des Frameworks arregulo eine individuelle Lösung für den Bereich Contract Management, welche verschiedene Anforderungen, unter anderem die Ablösung des manuellen Prozesses der Vertragseröffnung und des -handlings übernimmt. Sowatecs Contract-Management-Lösung minimiert die Fehleranfälligkeit beim Erfassen und Verwalten von Vertragsinformationen bei der Aufbereitung der von HP entsendeten Daten und gewährleistet die Datensicherheit für die gesetzlich bindenden Vertragsinformationen.

Erfolgsgeschichte

Unternehmen

Tesedi wurde 2005 als erster europäischer «Service-only Distributor» für Hewlett Packard gegründet und ist seither auf die Vermarktung von HP-Services spezialisiert. Ziel war der Vertrieb von Wartungs- und Supportleistungen zunächst für den schweizerischen Raum. Im Laufe der Jahre wurde das Wirkungsfeld der Tesedi Holding GmbH auf Deutschland, und neu auch auf Frankreich ausgeweitet. Dank ihrer klaren Spezialisierung hat sich die Tesedi als gefragter Partner für HP-Supportlösungen etabliert.

Interviewpartner

Interview mit André Affolter, Geschäftsführer Tesedi Holding GmbH, über die Einführung der individuellen Softwärelösung basierend auf arregulo zur Automatisierung des Administrations- und Kontrollaufwandes im Vertragsmanagement.

Details

  • Projektanforderungen

    Im Projekt mussten die folgenden Ziele erreicht werden:

    • elektronische Datenübernahme von HP
    • Erfassung, Bearbeitung und Strukturierungsmöglichkeiten im Vertragswesen
    • Reporting und Datensicherung von rechtlich bindenden Vertragsdokumenten und     Rechnungsdokumenten
    • Abbilden der europäischen Geschäftsfelder mit eigenem Vertragswesen
    • Bereitstellen von elektronischen Schnittstellen für den Austausch von Debitoren- und Finanzdaten zu einem angeschlossenen FIBU System
  • Grundlagen (Auszug)
    • Automatisierte Übernahme und anschliessende Bearbeitung von Vertragsinformationen, die von HP bereit gestellt werden
    • Hohe Flexibilität für das Bearbeiten der Vertragsinformationen
    • Reporting von rechtlich bindenden Vertrags- und Rechnungsdokumenten
    • Abbilden der Geschäftsfelder in Deutschland und Frankreich mit eigenem  Vertragswesen über dieselbe Applikation
    • Bereitstellen von Schnittstellen für den Datenaustausch zu einem FIBU System 
    • Gewährleistung der Datensicherheit für rechtlich bindende Verträge und 
    • Rechnungen
    • Import von HP Vertragsdaten: halb- und vollautomatisiert über einen nightly-job
  • Besonderheiten
    • Das System ist ausbaubar für die Geschäftserweiterung in weitere Länder
    • Die Lösung ist uneingeschränkt auf andere Branchen erweiterbar

Lesen Sie hier einen Ausschnitt aus dem Interview mit André Affolter, Geschäftsführer Tesedi Schweiz GmbH.

Was waren aus Ihrer Sicht die grössten Herausforderungen während des Projekts?
Wir hatten ein auf der Vorgängerlösung von arregulo basierendes System, welches unsere Anforderungen sehr gut abgedeckt hat. Nun wollten wir eine 1:1-Ablösung, die unser Tagesgeschäft möglichst wenig tangiert, gleichzeitig aber die Basis für weitere Optimierungen schafft. Deshalb haben wir bewusst auf die Realisierung von komplexen Zusatzfunktionen verzichtet. Die eingespielten Prozesse mussten auch nach der Migration ohne Komplikationen funktionieren. Nach der Einführung wurden und werden in weiteren Phasen Zusatzfunktionen implementiert, die uns eine laufende Optimierung an die sich stets verändernden Bedürfnisse unserer Kunden und Lieferanten ermöglicht.

Welche hauptsächlichen Vorteile bietet die Anwendung von arregulo gegenüber der vorherigen Vertragsbearbeitung? Lässt sich die Effizienzsteigerung in Zahlen ausdrücken? 
Mit der logisch strukturierten Menüführung erzielen wir eine Zeitersparnis von bis zu 20%, um schnell das Gewünschte in der grossen Fülle an Informationen und Funktionen aufzufinden. Die Wartezeit auf Ergebnisse hat sich zudem um rund 30% verkürzt. Durch kürzere Reaktionszeiten wickeln wir heute deutlich mehr Verträge pro Zeiteinheit ab. Dank der neu eingeführten Möglichkeit, innerhalb der Lösung z.B. Word- oder Excel-Dokumente direkt beim Vertrag abzulegen, können wir jetzt auf eine parallele Filestruktur für diese Dokumente verzichten. Mit dem Reportgenerator sind wir zudem neu in der Lage, einfachere Reports selber zu erstellen.

Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit mit Sowatec?
Wir haben während dem ganzen Projekt offen und fair zusammen gearbeitet  - genau so, wie das unsere beiden Firmen schon seit 10 Jahren leben. Von den Workshops bis hin zur Abnahme konnten wir uns gegenseitig ergänzen und von beiden Seiten zu einem erfolgreichen Projekt beitragen.
Die tiefen Sach- und Prozesskenntnisse der Sowatec-Mitarbeitenden führten zu einem erfolgreichen Projektabschluss.

Erfahren Sie mehr über arregulo

arregulo ist der Rahmen und die Grundlage für unsere standardisierten und massgeschneiderten Softwareanwendungen. arregulo beinhaltet alle Komponenten, um schnell eine regelbasierte Softwarelösung zu erstellen, die einfach an neue Anforderungen angepasst werden kann.
Es ist diese Agilität, die arregulo betriebene Lösungen auszeichnet.

Erfahren Sie mehr über arregulo

arregulo ist der Rahmen und die Grundlage für unsere standardisierten und massgeschneiderten Softwareanwendungen. arregulo beinhaltet alle Komponenten, um schnell eine regelbasierte Softwarelösung zu erstellen, die einfach an neue Anforderungen angepasst werden kann.
Es ist diese Agilität, die arregulo betriebene Lösungen auszeichnet.

André Affolter André Affolter

Geschäftsführer Tesedi Switzerland GmbH


"Die modulare und äusserst strukturierte Softwarelösung, verbunden mit dem hohen Know-how der Sowatec-Mitarbeitenden, hilft uns unser Tagesgeschäft immer besser und effizienter zu gestalten."

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