Erfolgsgeschichte: Tesedi Holding GmbH

Die Firma Sowatec liefert auf Basis des Frameworks arregulo eine individuelle Lösung für den Bereich Contract Management, welche verschiedene Anforderungen, unter anderem die Ablösung des manuellen Prozesses der Vertragseröffnung und des -handlings übernimmt. Sowatecs Contract-Management-Lösung minimiert die Fehleranfälligkeit beim Erfassen und Verwalten von Vertragsinformationen bei der Aufbereitung der von HP entsendeten Daten und gewährleistet die Datensicherheit für die gesetzlich bindenden Vertragsinformationen.

Unternehmen

Tesedi wurde 2005 als erster europäischer «Service-only Distributor» für Hewlett Packard gegründet und ist seither auf die Vermarktung von HP-Services spezialisiert. Ziel war der Vertrieb von Wartungs- und Supportleistungen zunächst für den schweizerischen Raum. Im Laufe der Jahre wurde das Wirkungsfeld der Tesedi Holding GmbH auf Deutschland, und neu auch auf Frankreich ausgeweitet. Dank ihrer klaren Spezialisierung hat sich die Tesedi als gefragter Partner für HP-Supportlösungen etabliert.

Interviewpartner

Interview mit André Affolter, Group Technology Director Tesedi Holding GmbH, über die Einführung der individuellen Softwärelösung basierend auf arregulo zur Automatisierung des Administrations- und Kontrollaufwandes im Vertragsmanagement.

Was waren aus Ihrer Sicht die grössten Herausforderungen während des Projekts?
Wir hatten ein auf der Vorgängerlösung von arregulo basierendes System, welches unsere Anforderungen sehr gut abgedeckt hat. Nun wollten wir eine 1:1-Ablösung, die unser Tagesgeschäft möglichst wenig tangiert, gleichzeitig aber die Basis für weitere Optimierungen schafft. Deshalb haben wir bewusst auf die Realisierung von komplexen Zusatzfunktionen verzichtet. Die eingespielten Prozesse mussten auch nach der Migration ohne Komplikationen funktionieren. Nach der Einführung wurden und werden in weiteren Phasen Zusatzfunktionen implementiert, die uns eine laufende Optimierung an die sich stets verändernden Bedürfnisse unserer Kunden und Lieferanten ermöglicht.

Welche hauptsächlichen Vorteile bietet die Anwendung von arregulo gegenüber der vorherigen Vertragsbearbeitung? Lässt sich die Effizienzsteigerung in Zahlen ausdrücken? 
Mit der logisch strukturierten Menüführung erzielen wir eine Zeitersparnis von bis zu 20%, um schnell das Gewünschte in der grossen Fülle an Informationen und Funktionen aufzufinden. Die Wartezeit auf Ergebnisse hat sich zudem um rund 30% verkürzt. Durch kürzere Reaktionszeiten wickeln wir heute deutlich mehr Verträge pro Zeiteinheit ab. Dank der neu eingeführten Möglichkeit, innerhalb der Lösung z.B. Word- oder Excel-Dokumente direkt beim Vertrag abzulegen, können wir jetzt auf eine parallele Filestruktur für diese Dokumente verzichten. Mit dem Reportgenerator sind wir zudem neu in der Lage, einfachere Reports selber zu erstellen.

Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit mit Sowatec?
Wir haben während dem ganzen Projekt offen und fair zusammen gearbeitet  - genau so, wie das unsere beiden Firmen schon seit 10 Jahren leben. Von den Workshops bis hin zur Abnahme konnten wir uns gegenseitig ergänzen und von beiden Seiten zu einem erfolgreichen Projekt beitragen.
Die tiefen Sach- und Prozesskenntnisse der Sowatec-Mitarbeitenden führten zu einem erfolgreichen Projektabschluss.